Elles portent différents noms, mais elles désignent la même offre de service : de la salle de séminaire à la salle de conseil de direction, en passant par la salle de conférence. Ces salles de réunion sont des lieux adaptés à l’organisation d’événements d’entreprise. Pour faire votre choix, vous devez prendre en considération un certain nombre de paramètres, car le moindre détail compte. Une taille inadaptée, des services manquants ou une mauvaise accessibilité sont autant de grains de sable pouvant bloquer les rouages. N’oubliez pas que la réussite de votre séminaire impacte l’image de marque de votre entreprise. Voici ce qu’il faut savoir afin de louer une salle adaptée à un séminaire.
La salle de réunion
Choisissez une salle dont la taille est adaptée à l’accueil des collaborateurs à votre séminaire d’entreprise. S’il s’agit d’une simple réunion de travail en petit comité, une salle de réunion de taille standard suffit. Pour loger les participants à une assemblée générale, vous devez viser plus grand. Dans tous les cas, la location de salle doit être accompagnée d’une offre de services. Différentes formules sont proposées pour répondre à divers besoins. Il est aussi possible de personnaliser les lieux pour créer un environnement portant les couleurs de votre marque. Les services les plus communément choisis sont les suivants :
- Des hôtesses d’accueil pour réceptionner les participants.
- Un buffet proposant des boissons chaudes, des jus de fruit et des viennoiseries pour le petit-déjeuner.
- Un service de distribution de boissons et d’en-cas tout au long de la journée du séminaire.
- Une offre de restauration, dont il est possible de choisir les composants.
Les équipements
La salle de séminaire est aménagée avec tous les équipements nécessaires. Qu’il s’agisse de se réunir en petit comité ou d’organiser une grande conférence, les besoins en matériels ne sont pas les mêmes. Vous pouvez disposer de mobilier adapté, de matériel informatique, de micros, de vidéoprojecteurs, de tableaux, d’une connexion haut débit, etc.
La localisation géographique
La localisation géographique de la salle de réunion est d’une grande importance. Voulez-vous un quartier dynamique dans une grande ville ? Optez pour la location d’une salle de réunion à Lyon, Marseille, Bordeaux, Nantes, Paris, etc. L’avantage de ce type d’emplacement est qu’il est facilement accessible par les transports en commun. Vous préférez une réunion à la campagne ou à la montagne ? C’est alors le réseau routier, ferroviaire, voire aérien qu’il convient de vérifier. Vous ne savez pas quoi choisir ? Voici un bref aperçu des avantages comparés de chacune des solutions :
La salle de réunion en ville
L’atout principal de la salle de réunion en ville est son accessibilité aisée et à moindre coût par les transports en commun. En optant pour une salle située dans un quartier dynamique, vous bénéficiez en outre de la présence proche de restaurants et d’hôtels.
La salle de réunion en montagne
Dépaysante au possible, l’organisation d’un séminaire d’entreprise dans un environnement inhabituel est toujours une réussite. Optez pour un séminaire à Méribel mêlant travail et loisirs pour accueillir les participants dans un cadre convivial. Ce type de réunion est unanimement apprécié, car il permet d’abattre les barrières et de favoriser la communication. C’est la meilleure manière de motiver et de stimuler vos collaborateurs.
Louez une salle de séminaire en ville ou dans un cadre inhabituel selon le type d’événement que vous souhaitez organiser. Choisissez le lieu en tenant compte de l’accessibilité et de l’environnement. Optez pour une offre complète englobant la location de salle, la disposition de matériel et l’offre de services.