Un cabinet d’avocat fonctionne administrativement comme toute entreprise commerciale. La mise en place d’une organisation stricte, avec un contrôle en temps réel est indispensable. Découvrez les avantages de recourir au logiciel de facturation pour vous soulager de ces tâches énergivores.
Un logiciel de facturation : pourquoi faire ?
Le logiciel de facturation pour avocat offre de nombreux avantages à un cabinet. Il permet d’abord de créer et de générer des devis et des factures. Les documents sont exactement conformes à la réglementation en vigueur. Les mises à jour sont effectuées en temps réel, sans aucune intervention. L’automatisation de la gestion des factures permet de gagner du temps et de l’argent. Du temps parce que l’avocat n’a plus à s’occuper de cette tâche administrative chronophage. De l’argent, car la facturation électronique permet d’économiser jusqu’à 75 %, par rapport à des factures papier. Le logiciel indique en permanence si telle ou telle facture a été acquittée. La relance client se fait ainsi aisément si nécessaire.
Est-ce obligatoire de se doter d’un logiciel de facturation ?
Il n’y a aucune obligation légale obligeant les cabinets d’avocat à s’équiper de cet outil informatique. Mais ses fonctionnalités multiples plaident en la faveur de l’informatisation des tâches administratives. D’autant que l’Article 222 de la loi 2015-990 indique que toute entreprise doit pouvoir techniquement produire des factures dématérialisées. Dès lors, un outil informatique de facturation s’avère essentiel pour respecter les dispositions légales. Une facture électronique doit en effet inclure la signature électronique du responsable, ainsi que l’horodatage. Ce logiciel permet de gérer aussi bien les factures qui sont émises et celles reçues. Une fois payées, elles sont archivées et la liaison numérique à destination du logiciel de comptabilité est effectuée. Il est donc possible de savoir en temps réel où en est l’état de la trésorerie, d’un simple clic.
Quid de la gestion des contrats pour les directions juridiques ?
Pour optimiser l’organisation du service, le directeur juridique peut s’aider d’une contrathèque. Il s’agit d’un logiciel de suivi des contrats et des engagements signés. Ceux-ci sont introduits dans la base de données sous format dématérialisé, permettant au directeur juridique de les gérer efficacement et rapidement. L’accès à la base de données est permanent et peut être opéré de n’importe où en toute sécurité et confidentialité. Seuls les collaborateurs attitrés peuvent avoir connaissance des documents relatifs à la société.
Les logiciels informatiques sont aujourd’hui incontournables, que ce soit au sein des cabinets d’avocat ou d’un service juridique. D’une grande fonctionnalité, le logiciel de facturation, comme la contrathèque, permettent d’automatiser des tâches habituellement chronophages. Les avocats et juristes peuvent alors consacrer leur précieux temps au règlement des affaires relatives au droit.