Adresser une pièce jointe par mail est devenu une opération courante pour la majorité des internautes. Mais il est désormais possible d’authentifier les documents envoyés par ce biais, en les signant électroniquement. Découvrez cette solution qui facilite grandement les rapports commerciaux.
Comment fonctionne la signature numérique ?
Tous les documents sans exception peuvent être authentifiés par signature électronique avant d’être joints à un mail. Pour cela, vous devez passer par l’intermédiaire d’un tiers de confiance habilité à effectuer ce type d’opérations. L’entreprise doit détenir un agrément de sécurité juridique pour authentifier, transmettre et stocker les documents numérisés. Le fonctionnement est le suivant :
- Vous vous connectez à votre espace professionnel ou personnel sur le site du tiers de confiance.
- Vous y joignez les documents à signer, sous différents formats compatibles.
- Vous renseignez les coordonnées du destinataire.
- Celui-ci est notifié par mail et par SMS qu’il a reçu un document qui doit être signé.
Quels sont les types de signature ?
Il existe trois niveaux de signature électronique définis par l’eIDAS. Le choix est effectué selon l’utilisation et l’importance du document à signer. S’il s’agit d’un engagement contractuel, mieux vaut choisir le niveau de sécurité le plus élevé. Dans le cas de l’envoi d’une facture électronique, la signature avancée peut convenir.
1. La signature numérique de base
La signature électronique standard permet de faciliter et d’accélérer les processus internes exigeant une signature. Cela concerne notamment les contrats, les commandes, les accusés de réception et autres autorisations.
2. La signature électronique avancée
Il s’agit du niveau 2 de la signature électronique. Dans ce cadre, le signataire et lui seul, a accès à une clé d’identification privée. Il peut ainsi être identifié, engager son seing et garantir l’intégrité de l’acte. Pour ce faire, il adresse sa pièce d’identité au prestataire de confiance, afin que celui-ci la contrôle et l’identifie. La signature avancée est la plus fréquemment utilisée par les entreprises. Elle permet de transmettre un contrat d’assurance vie, un contrat de travail, un compromis de vente immobilier, une facture dématérialisée, etc.
3. La signature électronique qualifiée
Le niveau 3 est le plus solide juridiquement parlant. Il est destiné aux documents notariés, aux appels d’offres et autres actes officiels. C’est la signature électronique qualifiée qui équivaut à celle manuscrite au regard du Code civil. Concrètement, l’identité du signataire est validée en amont par un prestataire de certification électronique. Une clé de signature, sous forme de carte à puce ou de clé USB, lui est alors délivrée. La personne est ensuite habilitée à représenter son entreprise via sa signature numérique. Ce type de signature est souvent associé avec un logiciel de facturation qui aide à informatiser certaines tâches tout en restant sécurisé.
Gagnez du temps et donc de l’argent en transmettant immédiatement vos documents commerciaux ou actes juridiques par mail. Selon l’importance de ces envois, vous pouvez opter pour l’un des trois niveaux de signature électronique. Contactez votre prestataire habilité pour de plus amples renseignements et conseils.